Передусім розберімося у теорії. Політика організації — це документ, який регулює певний процес або позицію, що існує в організації. У цьому вже простежується одна важлива логіка: регулювання наявного процесу або позиції.

Наприклад, якщо в організації є певні правила, що всі волонтери чи працівники можуть мати 15 днів відпустки на рік, то політика управління кадрами фіксує це документом.

Дуже часто організації громадянського суспільства (ОГС) звертаються до МКФ із запитом побудувати структуру та процеси, бо їхні наявні надто «хаотичні». А згодом я одразу чую, що у них вже є політики, «розроблені для донорів». Тобто процес відбувається у зворотному напрямку: замість того, щоб налагодити процес і тоді задокументувати його у політиці, вони пишуть політики, які хотіли б бачити донори, залишаючи на практиці хаос замість потрібної структури.

Водночас, самі донори часто виставляють критерії на такі процеси, які не можуть і не мають бути у локальних організацій, та / або тих, хто працює у серйозній кризі. Мені часто доводилося сперечатися з донорами, які говорять про те, що в ОГС, які хочуть отримати невеликий грант, має бути екологічна політика. У організації, яка рятує життя, евакуює цивільних людей, має бути процедура екологічної відповідальності. Але про це згодом.

То де ж цей баланс між цими двома акторами

Розберімо сторони.

1. Донор.

Донор завжди звітує своєму донору. Важливо розуміти, що грантодавець підзвітний і несе відповідальність за всі кошти, які він надав вам і багатьом іншим організаціям. Він відповідальний за те, що ви не вкрадете ці кошти, виконаєте всі заявлені показники тощо. Запит на політики від донорів якраз і полягає у спробах забезпечити собі безпеку. Чому? Бо якщо в організації є написаний документ про принципи і правила запобігання корупції, то швидше за все вона їх дотримується і вірогідність цього ризику спадає.

Донорам потрібне розуміння, що організація не працює хаотично, має чіткі процеси і процедури, що вона принципово не погоджується з усім «поганим», здійснює моніторинг і щоденну роботу з метою уникнення цього «поганого». Зрозуміло, що 100% гарантій ніколи не існує, але для цього і створені всі ці перевірки, регуляції та обмеження.

Правда, донори часто занадто сильно намагаються убезпечити себе від можливих ризиків, висуваючи вимоги, які не є співмірними з контекстом. На жаль, це велика проблема усього донорського світу, адже у критичних ситуаціях і питаннях локалізації ресурсів, ефективніше діють саме ті донори, які беруть на себе ризик.

2. ОГС або грантоотримувач

Логічно, що кожна ОГС має на меті виконати свої статутні цілі та розв’язати проблему, навколо [1] якої вона була створена. І одним із найбільш вагомих інструментів для реалізації цих цілей є отримання фінансування на діяльність, яка, на думку ОГС, докладеться до розв’язання проблеми, або ж і повністю подолає її.

Відповідно, під час подачі на грантові можливості або вже під час due diligence (процедури комплексної незалежної перевірки) організації терміново починають писати політики за допомогою ШІ або копіювати їх у колег, часто навіть не читаючи змісту.

Здавалося б, якщо це те, що зупиняє їх від важливої цілі, то яка у цьому проблема? Можна вважати це просто формальністю.

А катастрофа стається тоді, коли організація стикається з тією самою хаотичністю команди. Вони отримали гранти, мають дуже багато відповідальності перед донорами, купу процесів, які ніяк не описані й не організовані — вони тонуть в операційці. А також важливо, що вони дуже активно шукають наступне фінансування, адже швидше за все вже несуть відповідальність за підтримку бенефіціарів, працівників тощо.

Тоді ж організації приходять до того, що їх потрібно «організувати». І у кращому випадку починають розуміти, чому донори просили ці політики.

Їхній запит найчастіше полягає у тому, щоб органічно, враховуючи їхню поточну діяльність, структурувати всю роботу і прописати процеси. Водночас в організації вже ухвалено купу політик, які вони ніколи не читали, які так само описують якісь процеси, зрозуміло що не такі, як дійсно є у організації.

Повернімося до питання «Політики потрібні донорам чи організаціям?»

Донорам потрібна безпека, а організаціям потрібні кошти, але водночас їм важливо розуміти, для чого донор просить ці політики. Зі старту будувати процеси легше, ніж намагатися організувати хаос. До того ж, рано чи пізно організація сама може зіштовхнутися з ризиками, уникнення яких передбачається у деяких політиках.

Також важливо розуміти, що часто due diligence перевіряє політики на плагіат і ШІ. Окрім цього, ще частіше на очних зустрічах із командою донори або аудитори питають про те, які певні процеси є на практиці в організацій, і якщо бачать розбіжності з текстом затвердженої політики, то не зараховують цей пункт.

Отже, всюди важливий баланс, ставтеся до прийнятих організацією документів із повагою та відповідальністю. Розробляйте процеси, які забезпечують мінімізацію ризиків як вашій ОГС, так і донорам, це все взаємопов’язане. Пояснюйте донорам, чому певних процесів у вас немає і у вашому контексті їх побудова не є вашим пріоритетом.

Автор: Христина Іванчук, співзасновниця МКФ, експертка з організаційного розвитку, фандрайзингу та побудови партнерств