Організація заходів — це тривалий процес, під час якого можна випробувати свої навички в тайм-менеджменті, стресостійкості, комунікабельності, керуванні. Організовувати заходи може кожен охочий, якому «болить» якась тема або хочеться донести якусь думку до людей свого міста. Ця думка може бути основою для організації подій, про які ми зараз і поговоримо.

Усі приклади та організація роботи, представлені у статті, взяті з власного досвіду, який я здобув у Всеукраїнській молодіжній громадській організації «Фундація регіональних ініціатив» (ФРІ), координуючи власні шість проєктів у себе в місті та доєднавшись до команди п’яти всеукраїнських проєктів із понад 80 учасниками.

Перебуваючи у ФРІ й займаючись проєктною діяльністю, я зрозумів: якщо хочеш створити проєкт, то він спершу мусить бути цікавим тобі, а вже потім — аудиторії, яку ти обрав. Дуже важко переконати людей у цікавості заходу, якщо ти сам не зацікавлений у ньому.

На початковому етапі, коли захід лише зароджується, варто подумати про команду. Без неї буде важко організувати роботу та уникнути «вигорання» до завершення проєкту.

Наведу приклад. У проєктній команді ФРІ мусить бути координатор проєкту, HR-спеціаліст, комунікаційник, програмник, фандрейзер. Цього має бути достатньо для невеликого проєкту. Наголошу, що кількість людей у команді може відрізнятися й у людини можt бути декілька ролей, головне — щоб вам було комфортно працювати.

Координатор проєкту — головна особа, яка відповідає за проведення заходу, забезпечує своєчасне виконання роботи. Також може розв’язувати кризові ситуації, як до проєкту, так і під час нього.

HR-спеціаліст — взаємодіє з учасниками, організовує їх до проєкту, під час та після нього.

Комунікаційник — створює візуальний контент про подію та відповідальний за поширення.

Фандрейзер — укладає угоди та домовляється про певні послуги, такі як оренда приміщення, друкування матеріалів, харчування для учасників (за бажанням) тощо.

Програмник — створює програму, домовляється зі спікерами (промовець, може розповідати освітній матеріал), стежить, щоби програма не змінювалася.

Команда зібрана, що далі? А далі потрібно обговорити разом із командою, що хочеться створити, тобто визначитися з тематикою заходу та його видом.

Захід може бути: освітнім (де спікери ознайомлюють із темою і, можливо, дають якісь практичні знання), культурним (читання віршів, перегляд фільмів, виконання пісень, танці), правовим (усе, що стосується правової тематики, мирні зібрання, протести), екологічним (толоки, лекції про екологію, флешмоб з озеленіння) та все, що ти можеш провести.

Кажучи про вид заходу, маю на увазі, в якому форматі він має пройти. Тобто лекція, тренінг, симуляційна гра, жива бібліотека, спілкування.

Організовуючи захід, варто пам’ятати, для кого він, тобто яка його цільова аудиторія (ЦА) та мета, а також що ти хочеш донести відвідувачам. Це допоможе більше зрозуміти, який захід ти хочеш провести та для кого. Наприклад, ти організовуєш освітній захід із гендерної рівності й обираєш цільову аудиторію віком 16–20 років, яким цікава гендерна рівність, як вона проявляється та чому вона важлива. Мета заходу — донести до людей, що рівність не залежить від гендеру й повагу повинен мати кожен, пояснити, які є проблеми з рівністю в сучасному світі та ознайомити людей із міфами й розвінчати їх.

Ти як координатор маєш організувати роботу в команді. Щоб усі напрямки взаємодіяли між собою та виконували завдання вчасно. Комунікаційники мусять мати інформацію, де проводиться захід, коли він проводиться, про що захід, щоб люди прийшли на цю подію. HR-спеціаліст має знати, скільки є зареєстрованих людей на захід (якщо у вас, звісно, була попередня реєстрація, а не вільний вхід). Фандрейзер має знати, що саме потрібно для проведення заходу.

Тобто координатор організовує комунікацію між напрямками для стабільної роботи.

Команду зібрали, визначилися з тематикою, навіть розподілили роботу між напрямками — час працювати.

Спершу пропрацюй детально програму заходу. Визнач, про що будеш говорити, хто буде виступати, що буде показано. Складіть графік, який допоможе більше орієнтуватися в проведенні заходу. Якщо необхідно, знайди потенційних спікерів для проєкту.

Наступним кроком буде пошук приміщення під проєкт. Зверни увагу на особливості цього приміщення (скільки розеток, яка апаратура є, скільки осіб може вмістити, чи є інтернет, чи є стільці) — це полегшить роботу фандрейзерам, а загалом гарно підібрана локація мінімізує кризові ситуації. Якщо це вулична подія, переконайся в наявності необхідних дозволів від місцевої влади на проведення заходу. Домовся про дату й час і готуй візуальні матеріали, які розкажуть про подію.

Поширення інформації про подію займає час. Це варто починати робити щонайменше за тиждень до старту заходу. У поширенні інформації про подію важливу роль відіграє гарно пропрацьована цільова аудиторія. Ти вже знаєш, кого хочеш бачити в себе на проєкті, й знаєш, де розмістити інформацію так, щоб її помітила саме та ЦА, яка тобі потрібна.

Тепер настав час проводити захід. Уся необхідна інформація про учасників уже є, їх привели й посадили на стільчик, щоб вони дивилися та слухали. Але не втрачаймо пильності на заході та відстежуймо ситуацію навколо. Найчастіше кризові випадки стаються саме на заході, бо ти елементарно можеш про щось забути, щось не взяти або щось трапиться. До цього потрібно бути готовим.

І, нарешті, захід закінчився. Всім подякували за участь, подякували спікерам, вручили подаруночки. Залишилася робота після заходу. Тобі зосталося зробити допис у соцмережах про те, що захід відбувся, викласти фото та виконати всі умови від партнерів (якщо, звісно, були партнери).

Усе це може здаватися дуже складним завданням, проте з командою ти можеш подолати будь-які труднощі та, можливо, змінити чиєсь життя на краще.