Практичні поради від NetHunt CRM, про те, як цифрові інструменти звільняють команду від рутини, наводять лад у звітності та допомагають зосередитися на допомозі.

Інструменти аналітики та звітності

Громадські організації щодня ухвалюють десятки рішень: які проєкти масштабувати, як оптимізувати витрати, як змінюється аудиторія. Щоб вибудувати довіру з донорами, партнерами та бенефіціарами й не працювати навмання, потрібні дані — зібрані, оброблені й подані у зручному вигляді.

Типові виклики у роботі:

• інформація зберігається в різних файлах, Google-таблицях і месенджерах;
• звіти готуються вручну і займають багато часу;
• важко швидко оцінити ефективність проєктів.

Що ми радимо впровадити в роботу:

1. Google Analytics — для аналізу відвідуваності сайту, джерел трафіку, ефективності фандрейзингових кампаній, поведінки користувачів.
2. Looker Studio — безплатний сервіс для створення інтерактивних звітів. Наприклад: відстежуйте надходження донатів за напрямами; скільки людей допомогли цього місяця, а скільки — минулого.
3. NetHunt CRM — налаштовуйте звітність під конкретні потреби організації. У NetHunt CRM будуйте звіти за кількістю бенефіціарів, віковими групами, типами послуг, каналами комунікації чи навіть результатами окремих кампаній. За допомогою NetHunt CRM у проєкті «Ветерани в агро» від Superhumans команда формує звіти для донорів за кілька хвилин — на основі шаблонів або на запит. Наприклад:
1. скільки ветеранів звернулося за підтримкою;
2. які саме послуги надали (від консультацій до працевлаштування);
3. які теми були найактуальнішими;
4. які соціальні групи були залучені (ветерани з інвалідністю чи ВПО-статусом).

«Іноді донори просять: покажіть, скільки у вас ветеранів із Житомирщини, чи, наприклад, скільки з тих, кому ви допомогли розробити резюме, — жінки? Ми можемо швидко цю інформацію завантажувати у формі таблиць — бо всі ці поля вже є в CRM», — говорить Вікторія Калинюк, керівниця проєкту «Ветерани в агро».

Інструменти для командної роботи

Робота громадських організацій передбачає постійну комунікацію з донорами, партнерами, бенефіціарами, волонтерами та командою. До цього додаються фандрейзинг, організація подій, супровід програм. У результаті — завдання та важлива інформація розкидані між чатами, таблицями, нотатками.

Щоб утримати фокус і не втрачати важливе — потрібна єдина система для координації дій і спільного доступу до даних.

Типові виклики в роботі:

• завдання зберігаються в різних каналах — месенджерах, нотатках або документах, доступ до яких має одна людина;
• немає єдиного простору, щоб бачити відповідальних і строки;
• команда втрачає пріоритети, а процеси стають непрозорими.

Що допоможе впорядкувати командну роботу:

• Notion — універсальний інструмент для зберігання й структурування інформації: ведіть дошки з документами, фіксуйте важливе у зручному форматі.
• Trello, Asana — для менеджменту волонтерів і кампаній: задачі, дедлайни, пріоритети, відповідальні.
• Google Workspace (Docs, Sheets) — спільне редагування документів, таблиць і нотаток у реальному часі.
• Miro — віртуальна дошка для мозкових штурмів і планування.
• NetHunt CRM — інтегроване рішення для всієї команди: управління контактами, обробка звернень, листування, звітність, аналітика тощо. Можна прив’язати завдання до конкретного бенефіціара чи партнера, щоб мати повний контекст кожної взаємодії.

«CRM — це мій головний робочий інструмент. Завдяки CRM я точно знаю, з ким треба зв’язатися найближчим часом, які послуги були надані, в кого ще є не закритий запит. Нічого не губиться — навіть якщо вчора не встигла внести все одразу, сьогодні все на місці, нічого не забуто. І я можу реально бачити результат своєї роботи», — пояснила Валерія Сергієнко, координаторка команди консультантів «Ветерани в агро».

Як захистити інформацію

Громадські організації працюють з конфіденційною інформацією: особистими даними бенефіціарів, результатами опитувань, медичними запитами. Витік таких відомостей може зашкодити не лише репутації, а й людям, які довірилися.

Щоб захистити інформацію, дотримуйтеся базових принципів цифрової безпеки:

• використовуйте надійні паролі на облікові записи й увімкніть двофакторну аутентифікацію;
• користуйтеся менеджером паролів, щоб зберігати й генерувати їх безпечно;
• шифруйте чутливі файли й робіть резервні копії;
• використовуйте зашифровані месенджери, наприклад, Signal для обміну повідомленнями;
• працюйте через VPN у відкритих мережах;
• проводьте регулярні навчання для команди: як розпізнавати фішингові листи, поводитися з підозрілими файлами;
• використовуйте інструменти з розмежуванням доступів. Наприклад, у NetHunt CRM можна обмежити видимість інформації для різних ролей — це гарантує безпеку навіть у великих командах.

Коли інформація впорядкована, завдання синхронізовані, а звіти формуються в кілька кліків — команда може зосередитися на головному: підтримці бенефіціарів, комунікації з донорами, запуску нових ініціатив.

Навіть якщо ваша команда — це 3—5 людей, цифрові інструменти допоможуть зберігати історію комунікації, бачити статус заявок і уникати дублювання. Системність — це не про розмір, а про ефективність.